وبلاگ و اخبار

چرا سازمان ها به فناوری اطلاعات نیازمندند

وبلاگ و اخبار

مقدمه

بطور خلاصه همه سازمان ها، شرکت ها و بطور کلی بنگاه های اقتصادی تنها برای دستیابی به اهدافی کلی و کلان اقدام به تولید و ارائه محصولات یا خدمات می نمایند. برای انجام این مهم، صاحبان سرمایه و بنگاه ها کلیه عوامل موثر در دستیابی به اهداف خود را درنظر گرفته و بررسی می نمایند تا بتوانند به دستیابی به اهداف مذکور سرعت ببخشند.

اما متاسفانه در اغلب موارد نقش عواملی کلیدی، بی اهمیت یا کم اهمیت انگاشته شده و از کلیه پتانسیل این عوامل بدرستی بهره گیری نمی شود.

فناوری اطلاعات یکی از این عوامل است که برخلاف سایر کشورها، متاسفانه در ایران اهمیت این فناوری در حوزه صنعت، اقتصاد و تجارت بطور شایسته و آنطور که باید برای مدیران و صاحبان سرمایه روشن و محرض نگردیده است.

در این مقاله کوتاه سعی بر آن شده است تا مختصراً اهمیت فناوری اطلاعات در فعالیت های اقتصادی و دستیابی به اهداف تجاری بیان شود.

ما محصول تولید میکنیم (خلق ارزش می کنیم) که به اهداف کلی ذیل دست یابیم:

  • برطرف ساختن نیاز یک سری افراد یا شرکت ها و سازمان ها
  • کسب درآمد بصورت پایدار و مستمر
  • افزایش مشتری و فروش
  • افزایش کسب درامد و سود
  • توسعه و گسترش کسب و کار

دست یابی به این اهداف نیازمند اجرای پیش نیازهایی است:

  • برطرف ساختن نیاز
  • پیش نیازها: تحلیل بازار، کشف و شناسایی بازار هدف، سپس تولید محصول و …
  • کسب درآمد پایدار و مستمر    
  • پیش نیازها: بازاریابی و جذب مشتری، جمع اوری و بررسی بازخورد مشتریان، تبدیل مشتری فعلی به مشتری وفادار و …
  • افزایش مشتری و فروش
  • پیش نیازها: ایجاد طرح های بازاریابی جدید یا بهبود و تغییر طرحهای فعلی جهت جذب مشتری بیشتر، تولید محصولی جدید، ارتقای محصولات فعلی و …
  • افزایش کسب درامد و سود     
  • پیش نیازها: تبدیل مشتری جدید به مشتری وفادار و …
  • توسعه کسب و کار  
  • پیش نیازها: تحلیل بازار، تحلیل رقبا، توسعه بازار فعلی با جذب مشتریان جدید یا ارتقای محصولات و … / کشف و شناسایی بازار جدید، سپس تولید محصول جدید و …

نکته مهم در دستیابی به این ملزومات و پیش نیازهاست و آنچه که باعث اجرای این پیش نیازها می شود، اطلاعات است، اطلاعاتی در مورد نیازهای افراد، وضعیت بازار انحصاری و رقابتی، جامعه آماری متقاضیان، رقبا، تولید کنندگان، فروشندگان، تامین کنندگان، میزان استقبال، فروش احتمالی و …

بنجامین دیزائیلی (رمان نویس و سیاستمدار دهه ۱۹ میلادی و نخست وزیر بریتانیا) می گوید: موفق ترین فرد کسی است که بهترین اطلاعات را داشته باشد.

 امروزه کسب، جمع آوری اطلاعات و استفاده از این اطلاعات خود نیز نیاز به ابزارهایی دارد. علم فناوری اطلاعات به همین منظور فراهم ساختن همین ابزارها به کمک ما آمده است.

بطور مختصر فناوری اطلاعات یعنی:

فناوری اطلاعات به کلیه فناوری‌هایی اشاره می‌کند که در شش حوزه جمع‌آوری، ذخیره‌سازی، پردازش، حفاظت، انتقال و نمایش اطلاعات کاربرد داشته و اثرگذار هستند. (این فناری ها چه هستند: سخت افزار، نرم افزار، شبکه، ارتباطات و …)

با کمی تامل در میابیم کهاین فناوری نه تنها زندگی شخصی و اجتماعی ما، بلکه به حدی زندگی تجاری و شغلی ما را تغییر داده است که امروزه توسعه تجاری یکی از هشت وظیفه کلی و اصلی علم فناوری اطلاعات تعریف شده است، اهمیت این موضوع به حدی است که علمی تحت عنوان IT Governance یا راهبری فناوری اطلاعات بوجود آمد.

طبق تعریف موسسه گارتنر (بزرگترین موسسه تحقیقاتی و پژوهشی در حوزه فناوری اطلاعات) هدف راهبری فناوری اطلاعات استفاده کارا و موثر از فناوری اطلاعات در توسعه تجاری و دستیابی هرچه سریعتر به اهداف سازمانی است.

در واقع راهبری فناوری اطلاعات (ITG) مسئولیت هیئت مدیره اجرایی است. راهبری فناوری اطلاعات یک بخش جدایی‌ناپذیر مدیریت سازمان، شامل راهبری و سازماندهی ساختارها و فرایندها است؛ تا اطمینان حاصل شود که فناوری اطلاعات سازمان، هدفها و استراتژی سازمان را پشتیبانی می‌کند و توسعه می‌دهد یا نه؟

تجربه‌های منفی مدیران از به کارگیری این فناوری، شامل از بین رفتن اعتبار، تأخیر در ارائه خدمات، عدم کارایی فرایندهای اصلی فناوری اطلاعات سازمان و شکست اولیه آن، سازمان را برآن داشت که راهبری فناوری اطلاعات را به کار گیرند و بنا به این دلایل بود که راهبری فناوری اطلاعات اهمیت پیدا کرد و در سازمانها به کار گرفته شد.
راهبری فناوری اطلاعات برای اطمینان یافتن از دستیابی عملکرد فناوری اطلاعات به هدفهای زیر به کار گرفته می‌شود:
– هماهنگی فناوری اطلاعات با سازمان و تحقق اهداف سازمانی

– به کارگیری فناوری اطلاعات برای توانمند کردن سازمان برای استفاده از فرصتها و حداکثر کردن مزایا

– به کارگیری منابع مربوط به فناوری اطلاعات به گونه‌ای مؤثر

– مدیریت مناسب ریسکهای مرتبط با فناوری اطلاعات.

راهبری فناوری اطلاعات معمولا در لایه‌های مختلف، با گزارش‌دهی سرپرستان به مدیران و مدیران به مدیران اجرایی و آنها نیز به هیئت مدیره، انحراف از هدفها را مشخص می‌کنند و در جهت رفع آنها اقدامات و دستورکارهای لازم با تأیید مدیریت انجام می‌شود.

چرا راهبری فناوری اطلاعات اهمیت دارد؟

علت اینکه راهبری فناوری اطلاعات بسیار اهمیت دارد این است که اغلب، انتظارات با آنچه که در واقعیت رخ می‌دهد، منطبق نیستند، در نتیجه مدیریت روی موارد زیر باید انجام شود:

– به کارگیری امکانات فناوری اطلاعات با کیفیت مناسب و به موقع و با بودجه مناسب.

– کنترل و استفاده از فناوری اطلاعات برای بازگشت ارزشهای تجاری

به کارگیری فناوری اطلاعات برای افزایش بهره‌وری و کارایی در حالی که ریسکهای فناوری اطلاعات هم کنترل می‌شوند.

همانطور که متوجه شدید امروزه فناوری اطلاعات تنها یک واحد کوچک و معمولی با وظایفی از قبیل پشتیبانی، نگهداری، بهبود و ارتقا و تعمیر سیستم ها، کامپیوترها، پرینترها، سخت افزارها، ارتباطات و … نیست بلکه علمی است که به تعریف شرکت سیسکو (از بزرگترین شرکتها در حوزه تولید تجهیزات و آموزش شبکه) زیرساخت و بستر تجارت، بازار و اقتصاد دنیاست. این تعریف در سمیناری فرامنطقه ای که در آمریکا تحت عنوان “تبادل اطلاعات  (آینده فناوری اطلاعات و شبکه)” در اکتبر ۲۰۱۳ برگزار شد، از سوی John Chambers مدیرعامل وقت این شرکت مطرح گردید.

از این رو می توان نتیجه گرفت که فناوری اطلاعات با مدیریتی حرفه ای و شایسته کلید دستیابی به اهداف تجاری سازمان ها و شرکت ها است.

اما این مهم چگونه بدست می آید:

همانطور که در ابتدا ذکر شد ما محصول تولید میکنیم که:

  • برطرف ساختن نیاز یک سری افراد یا شرکت ها و سازمان ها
  • کسب درآمد بصورت پایدار و مستمر
  • افزایش مشتری و فروش
  • افزایش کسب درامد و سود
  • توسعه و گسترش کسب و کار

دست یابی به این اهداف یک سری ملزومات و پیش نیازها دارد. نکته مهم در دستیابی به این ملزومات و پیش نیازهاست و آنچه که باعث اجرای این پیش نیازها می شود، اطلاعات است

اطلاعاتی در مورد نیازهای افراد، وضعیت بازار انحصاری و رقابتی، جامعه آماری متقاضیان، رقبا، تولید کنندگان، فروشندگان، تامین کنندگان، میزان استقبال، فروش احتمالی و …

و همانطور که ذکر شد طبق گفته بنجامین دیزائیلی “موفق ترین فرد کسی است که بهترین اطلاعات را داشته باشد” و امروزه فناوری اطلاعات علمی است برای دست یابی، جمع آوری، طبقه بندی، تحلیل، نگهداری، انتقال و استفاده از این اطلاعات

اما چگونه:

دست یابی به اطلاعات، جمع آوری، طبقه بندی، تحلیل، نگهداری، انتقال و استفاده از این اطلاعات نیاز به بستری دارد به نام نرم افزار، نرم افزار بستری می خواهد به نام سخت افزار، سخت افزار بستری نیاز دارد به نام شبکه، شبکه نیازمند بستری است به نام زیرساخت

حال بطور خلاصه به نقش فناوری اطلاعات در افزایش کیفیت محصولات و کاهش هزینه های کیفیت خواهیم پرداخت

سازمان‌ها و شرکت‌ها با به کارگیری و پیاده‌سازی فناوری اطلاعات توانایی انجام بهتر و ساده‌تر وظائف خود را افزایش می‌دهند و از این طریق قادرند روش کار خویش را دگرگون سازند. آینده از آن سازمان‌هایی خواهد بود که خود را با واقعیات جدید و الزامات آن هماهنگ می‌سازند. مدیرانی که به دنبال استفاده از فناوری اطلاعات (IT) در اجرای مدیریت هزینه‌های کیفیت  هستند، می‌توانند با عنایت به تجزیه و تحلیل اطلاعات و خرابی، همزمان با بررسی‌های بازار ، خطوط تولید ، آزمایش‌ها و طرح قابلیت‌های اطمینان محصول ، ضمن افزایش کیفیت که همانا خواست مشتری است، هزینه‌های کیفیت را کاهش بخشند.IT  با تعدیل فرآیندهای کاری، بر بهبود بهره‌وری و کیفیت خدمات و نیز حفظ بانک اطلاعاتی جامع در مورد مشتریان، عرضه کنندگان، کارمندان و فرآیندها و پروژه‌ها، توسعه و پیشرفت سازمان را عامل خواهد شد.

در سازمان‌های مبتنی برIT ، از سیستم‌ها و شبکه‌های ارتباطی و اطلاعاتی برای بهبود ارتباطات، چرخش و دسترسی سریع اطلاعات، سهولت پروسه‌ها و تحلیل بر روی اطلاعات، امنیت اطلاعات و در نهایت ارتباط با دنیای خارج استفاده می‌کنند و راه حل منطقی برای مدیریت فراهم می‌آورد تا  همراه با کاهش هزینه‌ها و زمان، سعی شود تا همه  امور از یک نقطه مرکزی کنترل و نظارت شود.

اثرات بکارگیری IT بر افزایش کیفیت محصول

تکنولوژی اطلاعات (IT)که از تلاقی الکترونیک، پردازش داده‌ها و ارتباطات – مخابرات حاصل شده است، باعث از میان رفتن فاصله‌ها و در کنار هم  قرار گرفتن کامپیوترها و کاربران و همچنین  مکانیزه شدن سیستم‌ها، شده است. این امر، تمرکززدایی، ایجاد ابر شاهراه، افزایش سرعت و کیفیت تصمیم‌گیری و مدیریت کارا را فراهم ساخته است.

در دهه ۱۹۷۰ که کاربرد فناوری اطلاعات در سازمان‌ها به ویژه صنایع تولیدی گسترش چشم‌گیری یافت، مکانیزه‌سازی فعالیت‌ها اهم این کاربردها بود. در سطح بنگاه‌های اقتصادی، فناوری از عوامل مهم افزایش توان رقابت‌پذیری محسوب می‌شود. زیرا از طریق تبلور در متمایزسازی محصولات، کاهش هزینه‌ها و ایجاد فرصت‌های جدید کسب و کار، به بنگاه‌های اقتصادی در کسب مزیت رقابتی کمک می‌کند. در سطح صنعت، چنانچه آن صنعت توانایی بهبود، توسعه و نوآوری تکنولوژیکی را داشته باشد و بتواند با استفاده از سازوکارهای مناسب به انتشار فناوری در بنگاه‌های اقتصادی زیرمجموعه خود کمک کند، با افزایش سطح توانمندی‌های مجموعه خود، به سوی رقابت پذیری گام برخواهد داشت.

امروزه، مدیران ارشد در سطوح مختلف برای کسب موفقیت، برخورد آگاهانه با تحولات دنیای کسب و کار، پرهیز از رویکرد آزمون و خطا و درنهــایت کاهش ریسک تصمیم‌گیری‌های خود، باید آشنایی با اصول مدیریت فناوری را تاحد ممکن افزایش داده و به تدریج، اصـول آن را درعمل پیاده کنند  در سطح کلان، به مدیران عالی کمک می‌کند تا به سیاست‌گذاری‌های مناسب، تمامی‌تلاش‌های پراکنده ملی در مسیر توسعه فناوری را هماهنگ و جهت دهی کرده و با فراهم آوردن زیرساخت‌های لازم و حضور هوشمندانه، موجبات توسعه پایدار و افزایش توان رقابت ملی را فراهم آورند. بکارگیری IT   به  طرق زیر منجر به افزایش کیفیت محصولات خواهد شد:

کاهش قیمت کالا: با کاهش هزینه‌های عملیاتی قیمت تمام شده کالا کاهش خواهد یافت و در نتیجه محصول با قیمت پائین‌تری به بازار عرضه خواهد شد و طبق تعریف جدید کیفیت این به معنای افزایش کیفیت است.

کارایی، زیبایی و دوام: با بهبود فرآیندها و عملیات‌ها درصد اشتباهات پرسنل و ماشین‌آلات کاهش یافته و با افزایش دقت در تولید،  محصولی با کیفیت بالاتر خواهد انجامید.

محصولات متنوعتر، کمحجمتر و ظریفتر: اغلب تکنیک‌های تولید ناب و سیستم‌های وابسته به مدیریت کیفیت که در محیط کاری بکار گرفته می‌شوند پتانسیل‌هایی را بوجود می‌آورند که با فعال ساختن آنها قادر خواهید بود تا حجم قطعات را کاهش داده و در نهایت محصولی ظریف تر به بازار عرضه نمایید. در نتیجه افزایش قدرت سازمان در ایجاد تنوع در محصولات خواهد بود که به جذب سهم بیشتری از بازار منجر خواهد شد.

بهبود کیفیت کسب و کار : IT میتواند به طور استراتژیک برای بهبود کیفیت عملکرد کسب و کار مورد استفاده قرار گیرد. در نگرشIT  میتوان از برنامه‌های بهبود مستمر در برآوردن نیازمندی‌ها و انتظارات مشتریان از لحاظ کیفیت خدمات بعد از فروش هزینه و غیره. حمایت کند.

بهبود کارایی و هزینه: بهبود کارایی و پایین آوردن هزینه‌ها از طریق کاربرد اینترنت و سیستم‌های ارتباطات مخابراتی به عنوان راهی سریع و کم هزینه برای ارتباط با مشتریان و عرضه کنندگان و شرکای تجاری خواهدبود.

 بهبود عملکرد و اثربخشی تجاری: استفاده وسیع از تکنولوژی‌های مبتنی بر اینترنت در درون شرکت مثل اینترانت میتواند همکاری در تجارت را بهبود بخشد.

 

 تاثیر IT بر کاهش هزینه‌های کیفیت

فناوری‌های جدید مبتنی بر اطلاعات و ارتباطات همانطوریکه در قسمت فوق تصریح گردید با در اختیارگرفتن متدها و مدل‌هایی برای انجام درست و صحیح کارها در سازمان‌ها، باعث کاهش ضایعات و هزینه‌های کیفیت خواهند شد. فناوری اطلاعات اگر عقلایی به کار گرفته شوند می‌توانند به حذف یا کاهش بسیاری از مسایلی کمک کنند که بر مجموع هزینه تاثیر می‌گذارند.

تحقیقات و مطالعات مختلف در دانشگاه‌های جهان نشان می‌دهد که علیرغم میل سازمان‌ها و شرکت‌ها مبنی بر افزایش کسب درآمد در اثر سرمایه گذاری در بخش IT، این  امر نشان می‌دهد که سرمایه گذاری بر روی IT عموما باعث کاهش هزینه‌ها می‌گردد هر چند ممکن است روی کیفیت، اثر ان نامشهود باشد. این فناوری‌ها با بکارگیری پروسجورهای دینامیکی (پویا) و تکنیک‌های حل مشکل از طریق به اشترک گذاشتن منابع و آگاهی‌های سازمانی افراد و همچنین آموزش و پرورش مبتنی بر IT، اثرات معجزه آسایی را در افزایش قابلیت و کیفیت محصولات و همچنین کاهش هزینه‌های کیفیت  باعث خواهند شد.

هزینه‌های پیشگیرانه در کیفیت به شدت تحت تاثیر فناوری‌های جدید خواهد بود . بخصوص هزینه‌های آموزش و انتقال دانش کیفیت به کارکنان و جمع اوری و تحلیل داده‌ها با بکارگیری نظام IT کاهش چشمگیر و در عین حال اثر بخشی زیادی را برای شرکت‌ها به ارمغان خواهد اورد. امروزه فناوری اطلاعات  علاوه‌بر تغییر مسیر فعالیت‌سازمان‌و شرکت‌ها و حتی‌فلسفه‌فعالیت‌آنها را با چالش‌های‌عظیمی‌روبه‌رو می‌سازد.

‌‌چرا که‌افراد و سازمان‌هایی‌که‌وارد عرصه‌ارتباطات‌الکترونیکی‌شده‌اند در واقع‌اقدام‌به‌حذف‌یکسری‌از وظایف‌تکراری‌و دوباره‌کاری‌ها کرده‌اند.و این امر بطور چشمگیر هزینه‌های کیفیت را متاثر ساخته است.

سازمان‌های دولتی و خصوصی، که می‌توانند هزینه کیفیت را تقریباً به طور کامل از بین ببرند، می‌توانند در دنیای پر رقابت امروزی و در عصر اطلاعات آینده پیشگام باشند. درواقع فناوری می‌تواند با کاهش قیمت‌تمام‌شده محصولات، بهبود کیفیت کالاها یا خدمات تولیدی و تغییر مشخصات محصولات، عاملی ‌برای رقابت پذیری بنگاه‌های اقتصادی در عرصه بازارهای جهانی و منطقه‌ای باشد. امروزه فناوری اطلاعات در تمامی بخش‌های زندگی نفوذ کرده است. فناوری‌های نوظهور و پیشرفته برای حل مسایل مدیریتی در حال تغییر دادن دیدگاه‌های کیفیت و شیوه‌های کنترل هزینه‌های کیفیت با بکارگیری  مهندسی مجدد بر اساس تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات (ICT ) هستند.

 

یک نمونه و مثال:

نمونه ای موفق در بکارگیری فناوری اطلاعات در جهت توسعه تجاری و دستیابی به اهداف سازمانی “صنایع غذایی سولیکو” است.

صنایع غذایی که ما آن را با نام کاله می شناسیم، در سال ۱۳۹۲ با توجه به پی بردن به اهمیت نفش فناوری اطلاعات در تجارت، اقدام به استخدام کارشناسان فناوری اطلاعات در سطحی گسترده برای شعب، دفاتر و کارخانه های خود در داخل و خارج از کشور نمود بطوریکه امروز تعداد کلی پرسنل فناوری اطلاعات این صنایع غذایی به بیش از ۲۰۰ نفر می رسد.

در اقدامی دیگر این شرکت عظیم در سال ۱۳۹۴ اقدام به توسعه فناوری اطلاعات خود در جهت استفاده از سیستم های ERP (سیستم های مدیریت منابع سازمان) نمود.

از این رو می توان گفت شرکتی بین المللی چون کاله با داشتن مشتریانی ثابت در کشورهای مختلف ازجمله عراق، امارات متحده عربی، آمریکا، آلمان، انگلستان و روسیه با داشتن ۳۰ دفتر تجاری و با داشتن درآمد پایدار و مستمر سالانه یک میلیارد دلاری و داشتن سهم قابل توجهی از بازار مصرف کنندگان صنایع غذایی، نیازی به توسعه فناوری اطلاعات خود ندارد، اما با این وجود می بینید که برای توسعه فرایندهای مختلف و گسترش و مدیریت نیروی انسانی و همچنین گسترش ارتباطات، اقدام به توسعه فناوری اطلاعات خود در جهت پیاده سازی نرم افزار و سیستم ERP می نماید.

نتیجه گیری

با توجه به مطالب گفته شده و واقعیت دنیای تجارت، بدون فناوری اطلاعات و همگام شدن با این فناوری هیچ سازمانی توان رقابت و بقا در بازار رقابتی امروز را نخواهد داشت و از صحنه تجارت حذف خواهد شد.

شرکت پرساتک  از صمیم قلب از اعتماد شما سپاسگزاری می نماید و نتیجه این اعتماد در اولین زمینه همکاری با شما، قابل لمس و مشاهده خواهد بود.

منابع:

https://fa.wikipedia.org/wikiفناوری_اطلاعات/

http://system.parsiblog.com/Posts/736/ راهبری+فناوری+اطلاعات+در+سازمان

http://fumblog.um.ac.ir/fumindex.php?op=ViewArticle&articleId=4617&blogId=451

https://www.gartner.com/it-glossary/it-governance

https://www.cio.com/article/2438931/governance/governanceit-governance-definition-and-solutions.html

https://www.youtube.com/watch?v=Xuf4csAVwz0

 

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

لورم ایپسوم یا طرح‌ نما به متنی آزمایشی و بی‌معنی در صنعت چاپ، صفحه‌آرایی و طراحی گرافیک گفته می‌شود.